省民政廳省檔案局關于印發《江蘇省社會組織
登記檔案管理辦法》的通知
蘇民規〔2011〕1號 2011年5月16日
各市、縣（市、區）民政局、檔案局：
為加強社會組織登記檔案的規范管理，充分發揮社會組織登記檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》、《社會組織登記檔案管理辦法》等有關規定，結合我省實際，省民政廳、省檔案局共同制定了《江蘇省社會組織登記檔案管理辦法》。現印發給你們，請遵照執行。
江蘇省社會組織登記檔案管理辦法
第一條 為加強我省社會組織登記檔案的規范管理，充分發揮社會組織登記檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》、《社會組織登記檔案管理辦法》等有關規定，結合我省實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱社會組織登記檔案，是指縣級以上人民政府民政部門在依法為社會團體及其分支（代表）機構、基金會及其分支（代表）機構以及民辦非企業單位辦理申請籌備成立、成（設）立登記、變更登記、注銷登記、備案、章程核準、年度檢查和行政處罰等工作中形成的具有查考、利用價值的各種文件材料。
第三條 社會組織登記檔案是民政檔案的組成部分，由縣級以上人民政府民政部門分級負責管理，在業務上接受同級檔案行政管理部門和上級民政部門的監督、指導和檢查。
第四條 各級民政部門應當在同級檔案行政管理部門的指導下，建立健全社會組織登記檔案的收集、整理、保管、保密、統計、利用、移交等各項制度。
第五條 社會組織登記檔案分兩部分管理：社會組織注銷前的登記檔案由社會組織登記機構管理；注銷后的檔案，社會組織登記機構完成整理后移交民政部門檔案管理機構（以下稱檔案室）集中管理。
第六條 各級社會組織登記機構應當配備與檔案工作相適應的檔案人員負責社會組織登記檔案管理工作，業務上接受檔案室的監督、指導、檢查，并履行以下職責：
（一）收集、整理、保管社會組織登記檔案；
（二）按照規定提供檔案利用；
（三）及時統計檔案數量及其變化情況；
（四）向檔案室移交檔案；
（五）崗位變動時，做好移交工作。
第七條 社會組織登記管理機構的業務承辦人員負責社會組織登記文件材料的收集、整理，并于行政許可、行政審批、行政處罰、年度檢查、監督管理等相關事項辦理完畢后30個工作日內完成歸檔工作。社會組織登記檔案管理人員應當認真核對清點，符合歸檔要求的，予以接收，辦理交接手續；不符合要求的，不予接收，業務承辦人員應當及時補正。
第八條 檔案載體與書寫材料應當符合耐久性要求和有關技術標準。
第九條 注銷前的社會組織登記檔案應當按照下列要求整理：
（一）檔案分為社會團體、民辦非企業單位、基金會三類；
（二）將文件材料中不利于保管的裝訂物去除；對殘缺破損的文件材料要進行修補；易褪變的文件材料要進行復制或字跡加固；大于A4幅面的要折疊；
（三）各類社會組織登記檔案遵循一個社會組織一檔的原則，按照登記證號的順序排列；
（四）各個社會組織登記檔案按照《社會組織登記文件材料歸檔范圍》的規定收集文件材料，以“件”為單位進行整理，按事由結合時間先后順序排列。一般以一份文件為一件，正件與附件為一件，復制件與原件為一件，請示和批復各為一件，一次上報的多份表格，每份表格為一件。同一事由的文件材料應當按時間先后順序排列在一起，不同事由文件之間的排列，以同一事由形成的文件中最后一份文件的形成時間為排列依據；
（五）歸檔文件應按件裝訂。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后。裝訂方式應當有利于保管和利用；
（六）歸檔文件按照排列順序編制歸檔號。在每件歸檔文件的首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，填寫登記證字號、件號和每件的頁數。件號為一個社會組織內文件的排列順序號，頁數指每一件文件中有圖文的頁面的總數；
（七）逐件編制歸檔文件目錄。有檢索價值的附件，應當在題名欄用（）注明附件的文件名。
第十條 注銷后的檔案的整理：
（一）社會組織登記檔案保管期限為永久；
（二）注銷后的社會組織登記檔案不再分成三類，統一作為民政檔案中的社會組織登記類，一個社會組織登記檔案為一卷，按照注銷的時間先后重新排列，編制案卷號，案卷號按照社會組織注銷的時間先后順序編制，從“1”開始依序排列，并在每件的歸檔章上標注；
（三）按照歸檔章上的件號順序依次放入標準規范的無酸檔案盒中，在盒脊填寫年度、類別代號（或目錄號）、卷號、登記證號、盒號、起止件號。一盒裝不下的，可以分成若干盒。年度填寫注銷年度；類別代號（或目錄號）按照本單位檔號的編制規則統一編制；卷號與檔號章上相同；盒號指一卷內分盒的編號，從“1”開始；起止件號指本盒中第一份文件和最后一份文件的件號，中間用“_”相連；
（四）每個檔案盒的文件最后，應放置備考表。項目包括本卷共幾盒幾件、本盒文件的起止件號、文件缺損、移出情況、整理人、檢查人、整理時間等。
第十一條 社會組織登記管理機構應當建立社會組織名錄等檢索工具。
第十二條 社會組織登記管理機構應當設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案防護設施，做到防盜、防火、防強光、防塵、防潮、防漬、防有害生物等，保證檔案的安全保管。
第十三條 社會組織登記管理機關應當配備專用的計算機等現代化設備和檔案管理系統對社會組織登記檔案進行管理，建立目錄數據庫。有條件的地方，應當逐步建立社會組織登記檔案全文數據庫，實現在線歸檔和在線查詢利用，提高檔案的利用效率。
第十四條 社會組織登記管理機關使用計算機辦理社會組織登記、備案、年檢等工作所形成的電子文件，按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）、《江蘇省電子文件歸檔與管理辦法》（蘇檔發〔2005〕6號）等要求整理歸檔。
第十五條 社會組織登記檔案的利用，應當按照下列規定執行：
（一）社會組織登記檔案的形成單位因工作需要，履行有關手續后可以利用本單位形成的社會組織登記檔案；
（二）司法機關、公安機關、國家安全機關等部門因工作需要，持單位介紹信可以利用相關的社會組織登記檔案；
（三）社會組織業務主管單位因工作需要，持單位介紹信可以利用其主管的社會組織的登記檔案；
（四）社會組織因工作需要，持單位介紹信可以利用本組織的登記檔案；
（五）律師根據案情的需要，自行調查取證的，憑律師執業證書和律師事務所證明，可以利用與承辦法律事務有關的社會組織登記檔案；當事人和除律師以外的其他訴訟代理人根據案情的需要，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件，可以利用與訴訟事務有關的社會組織登記檔案；
（六）其他單位、組織憑單位介紹信，公民憑個人有效身份證明可以查閱能公開的社會組織的登記事項；
（七）對涉密檔案的利用，應當遵守國家有關規定，并按保密程序審批；
（八）檔案管理機構應當根據檔案所記載的內容，為利用者出具社會組織登記證明。
第十六條 社會組織注銷后30日內，由社會組織登記管理機構完成整理后向檔案室移交，并履行相關的移交手續；檔案室保存的社會組織登記檔案隨同其他門類的民政檔案，按照有關規定一同移交同級國家綜合檔案館。
第十七條 本辦法由江蘇省民政廳和江蘇省檔案局負責解釋。
第十八條 本辦法自2011年6月16日起施行。原《江蘇省社會團體登記檔案管理暫行辦法》同時廢止。（附圖略）
附件：
社會組織登記文件材料歸檔范圍
一、社會團體登記文件材料歸檔范圍
（一）社會團體籌備成立文件材料：登記管理機關準予社會團體籌備成立的文件夾；籌備成立申請書；業務主管單位批準籌備成立的文件；章程草案；捐資文件；驗資證明、住所使用權證明；發起人和擬任負責人基本情況材料、身份證明材料；其他材料。
（二）社會團體成立登記文件材料：登記管理機關準予社會團體成立的文件；社會團體成立登記申請書；業務主管單位審查同意的文件；社會團體法人登記申請表；社會團體法定代表人登記表；會員大會或會員代表大會通過并經業務主管單位審查同意的章程；社會團體章程核準表；住所使用權證明；會長（理事長）、副會長（副理事長）、秘書長備案表及其身份證明、理事會、常務理事會名冊、會員名冊、其他材料。
（三）社會團體設立分支（代表）機構登記文件材料：登記管理機關準予社會團體設立分支（代表）機構登記的文件；社會團體分支（代表）機構登記申請表；社會團體負責人備案表；住所證明；設立社會團體分支（代表）機構與社會團體住所不在一地的，其設在地民政部門同意在當地設立的意見，申請登記專項基金管理機構所提交的捐贈協議書、理事會或常務理事會會議紀要及其專項基金管理辦法；會計師事務所出具的驗資報告；機構負責人簡歷；其他材料。
（四）社會團體變更名稱登記文件材料：登記管理機關準予社會團體變更名稱的文件；社會團體變更名稱登記申請表、業務主管單位同意變更名稱的文件及相關變更材料；社會團體章程核準表；修訂后的章程及其修訂說明；其他材料。
（五）社會團體變更法定代表人登記文件材料：登記管理機關準予社會團體變更法定代表人的文件；社會團體變更法定代表人登記申請表；社會團體法定代表人登記表；前任法定代表人任職期間的財務審計報告；擬任法定代表人身份證明；其他材料。
（六）社會團體變更業務主管單位登記文件材料：登記管理機關準予社會團體變更業務主管單位的文件；社會團體變更業務主管單位登記申請表：原業務主管單位同意變更的文件；新業務主管單位同意作為該社會團體業務主管單位的文件；其他材料。
（七）社會團體變更住所登記文件材料：登記管理機關準予社會團體變更住所的文件；社會團體變更住所登記申請表；新住所證明（房產單位出具的證明或買賣合同復印件或租賃合同復印件）；其他材料。
（八）社會團體變更活動資金文件材料：登記管理機關準予變更活動資金的文件；社會團體變更活動資金登記申請表；驗資證明；其它材料。
（九）社會團體變更業務范圍文件材料：登記管理機關準予社會團體變更業務范圍的文件；社會團體變更業務范圍申請表；其它材料。
（十）社會團體分支（代表）機構變更文件材料：登記管理機關準予社會團體分支（代表）機構變更的文件；社會團體分支（代表）機構變更申請表；住所變更到登記地以外地區的，其所在地民政部門出具的同意在當地設立的意見；其他材料。
（十一）社會團體及其分支（代表）機構備案文件材料：社會團體組織機構代碼證書（復印件）；稅務登記證書（復印件）；社會團體印章樣式；銀行開戶證明（復印件）；社會團體辦事機構備案表；社會團體辦事機構注銷備案表；社會團體負責人變動申請表、社會團體負責人備案表及其身份證明；社會團體分支（代表）機構負責人備案表；社會團體會費標準備案材料；其他材料。
（十二）社會團體章程修訂及其核準文件材料：社會團體章程核準表；經核準的社會團體章程；章程修訂說明；其他材料。
（十三）社會團體年檢文件材料：社會團體年度工作報告書；財務審計報告；其它材料。
（十四）社會團體注銷登記文件材料：登記管理機關準予社會團體注銷登記的文件；社會團體注銷登記申請書；業務主管單位同意注銷登記的文件；社會團體法人注銷申請表；社會團體清算審計報告；社會團體清算報告書；其他材料。
（十五）社會團體分支（代表）機構注銷登記文件材料：登記管理機關準予社會團體分支（代表）機構注銷登記的文件；社會團體分支（代表）機構注銷申請表；其他材料。
（十六）行政處罰材料：行政處罰決定書；行政復議決定書；行政訴訟判決（裁定）書；其他材料。
二、基金會登記文件材料歸檔范圍
（一）基金會設立登記文件材料：登記管理機關準予基金會設立登記的文件；基金會設立登記申請書；業務主管單位同意設立登記的文件；基金會法人登記申請表；基金會法定代表人登記表；基金會章程及章程核準表；原始基金捐贈文件及驗資證明；住所使用權證明；理事、監事備案表及其身份證明，基金會專職工作人員情況；其他材料。
（二）基金會設立分支（代表）機構文件材料：登記管理機關準予基金會設立分支（代表）機構的文件；基金會分支（代表）機構登記申請表；基金會分支（代表）機構負責人登記表；設立基金會分支（代表）機構與基金會住所不在一地的；其設在地民政部門同意在當地設立的意見，其他材料。
（三）基金會變更名稱登記文件材料：登記管理機關準予基金會更名稱的文件；基金會變更名稱登記申請表；業務主管單位同意變更名稱的文件；修訂后的章程；其他材料。
（四）基金會變更法定代表人登記文件材料：登記管理機關準予基金會變更法定代表人的文件；基金會變更法定代表人登記申請表；基金會法定代表人登記表；前任法定代表人任職期間的財務審計報告；其他材料。
（五）基金會變更業務主管單位登記文件材料：登記管理機關準予基金會變更業務主管單位的文件；基金會變更業務主管單位登記申請表；原業務主管單位變更的文件；新業務主管單位同意作為該基金會業務主管單位的文件；其他材料。
（六）基金會變更類型登記文件材料：登記管理機關準予基金會變更類型的文件；基金會變更類型登記申請表；驗資證明；其他材料。
（七）基金會變更住所文件材料：登記管理機關準予基金會變更住所的文件；基金會變更住所登記申請表；新住所證明（房產單位出具證明或買賣合同復印件）；其他材料。
（八）基金會變更原始基金數額文件材料：登記管理機關準予基金會變更原始基金數額的文件；基金會變更原始基金登記申請表；原始基金捐贈文件及驗資證明；其他材料。
（九）基金會變更公益活動的業務范圍文件材料：登記管理機關準予基金會變更公益活動業務范圍的文件；基金會變更公益活動業務范圍登記申請表；其他材料。
（十）基金會分支（代表）機構變更文件材料：登記管理機關準予基金會分支（代表）機構變更申請表；其他材料。
（十一）基金會備案文件材料：基金會組織機構代碼證書（復印件）；基金會稅務登記證書（復印件），基金會印章式樣；基金會銀行開戶證明（復印件）；基金會理事、監事變動備案表及其身份證明；基金會辦事機構備案表；基金會辦事機構注銷備案表；基金會銀行帳戶、稅務登記和組織機構代碼的注銷資料復印件；重大事項備案材料；其他材料。
（十二）基金會章程修訂及其核準文件材料：基金會章程；基金會章程核準表；章程修訂說明；其他材料。
（十三）基金會年檢文件材料：基金會年度工作報告；財務審計報告；其他材料。
（十四）基金會注銷登記文件材料：登記管理機關準予基金會注銷登記的文件；業務主管單位同意注銷登記的（文件）；基金會法人注銷申請表；基金會注銷登記申請表；基金會清算報告書；基金會清算審計報告；其他材料。
（十五）基金會分支（代表）機構注銷登記文件材料：登記管理機關準予基金會分支（代表）機構注銷登記的文件；基金會分支（代表）機構注銷申請表；其他材料。
（十六）行政處罰材料：行政處罰決定書；行政復議決定書；行政訴訟判決（裁定）書；其他材料。
三、民辦非企業單位登記文件材料歸檔范圍
（一）民辦非企業單位成立登記文件材料：登記管理機關準予民辦非企業單位成立登記的文件；民辦非企業單位成立登記申請書；業務主管單位的批準文件；住所使用權證明；驗資證明；擬任法定代表人或單位負責人（理事會負責人、執行機構負責人）基本情況及其身份證明；民辦非企業單位法人登記申請表；民辦非企業單位法定代表人登記表；民辦非企業單位章程及其核準表；其他材料。
（二）民辦非企業單位變更名稱登記文件材料：登記管理機關準予民辦非企業單位變更名稱的文件；民辦非企業單位變更名稱登記申請書；民辦非企業單位變更名稱登記申請表；業務主管單位同意變更名稱的文件；其他材料。
（三）民辦非企業單位變更法定代表人登記文件材料：登記管理機關準予民辦非企業單位變更法定代表人的文件；民辦非企業單位變更法定代表人登記申請表；民辦非企業單位法定代表人登記表；前任法定代表任職期間的財務審計報告；擬任法定代表人的基本情況和身份證明；其他材料。
（四）民辦非企業單位變更業務主管單位登記文件材料：登記管理機關準予民辦非企業單位變更業務主管單位的文件；民辦非企業單位變更業務主管單位登記申請表；原業務主管單位同意變更的文件；新業務主管單位同意作為該民辦非企業單位業務主管單位的文件；其他材料。
（五）民辦非企業單位變更住所登記文件材料：登記管理機關準予民辦非企業單位變更住所的文件；民辦非企業單位變更住所登記申請表；新住所證明（房產單位出具的證明或買賣合同復印件或租賃合同復印件）；其他材料。
（六）民辦非企業單位變更開辦資金登記文件材料：登記管理機關準予民辦非企業單位變更開辦資金的文件；民辦非企業單位變更開辦資金登記申請表；驗資證明；其他材料。
（七）民辦非企業單位變更業務范圍登記文件材料：登記管理機關準予民辦非企業單位變更業務范圍的文件；民辦非企業單位變更業務范圍申請報告；其他材料。
（八）民辦非企業單位備案材料：民辦非企業單位組織機構代碼證書（復印件）；稅務登記證書（復印件）；印章式樣；銀行開戶證明（復印件）；民辦非企業單位內設機構備案表；民辦非企業單位內設機構注銷備案表；民辦非企業單位負責人變動申請表；民辦非企業單位負責人備案表；其他材料。
（九）民辦非企業單位章程或合伙協議修訂及其核準文件材料：登記管理機關對民辦非企業單位章程或合伙協議核準文件；民辦非企業單位章程或合伙協議；業務主管單位審查同意的文件；修訂后的章程或合伙協議及其修訂說明；其他材料。
（十）民辦非企業單位年檢文件材料：民辦非企業單位年度工作報告書；財務審計報告；其他材料。
（十一）民辦非企業單位注銷登記文件材料：登記管理機關準予民辦非企業單位注銷登記的文件；注銷登記申請書；業務主管單位同意注銷登記的文件；民辦非企業單位法人注銷申請表；民辦非企業單位清算報告書；會計事務所出具的民辦非企業承包單位清算報告，其他材料。
（十二）行政處罰材料：行政處罰決定書；行政復議決定書；行政訴訟判決（裁定）書；其他材料。